Documentos oficiales de evaluación

El mundo del papeleo es una locura, y en el ámbito académico es además poco conocido, con el relativo secretismo con el que se producen los procesos de promoción de curso y traslados. Esto es así al punto de que desconocemos los documentos esenciales que se crean en este ámbito. Esta información la tenía archivada para mi propio conocimiento, pero no veo por qué no compartirla.

Los documentos oficiales de evaluación reflejan el aprendizaje de los alumnos y las alumnas  y permiten la movilidad entre distintos niveles educativos


El expediente, el historial académico o las actas de evaluación son algunos de los documentos oficiales de evaluación que, en la educación Primaria y Secundaria, recogen la evolución del alumno durante la etapa de escolarización. La tramitación de estos documentos es necesaria para garantizar la movilidad del alumnado tanto en las distintas etapas educativas como entre los diferentes centros.

Cuando un alumno finaliza una etapa educativa o tiene que cambiar obligatoriamente de centro, es necesario aportar cierta documentación oficial que acredite la superación de los distintos cursos académicos, así como el modo en que se ha desarrollado el aprendizaje del estudiante. Esta información es esencial para que en el nuevo centro, o en el siguiente periodo formativo, los responsables de la formación académica puedan desarrollar su actividad docente atendiendo a las condiciones de aprendizaje particulares de cada alumno.

Expediente académico

El expediente académico es el principal documento identificativo de un alumno

El expediente académico es el principal documento identificativo de un alumno. Se inicia al comienzo de la educación Primaria, e incluye también los datos de la evaluación inicial que se realiza a los alumnos, con la información relativa a su escolarización en educación Infantil y aquellos datos médicos y psicopedagógicos que puedan ser relevantes para el proceso escolar. Una vez abierto, el expediente se va cumplimentando al finalizar cada uno de los ciclos de educación Primaria, recogiendo los resultados de las distintas evaluaciones, las propuestas de promoción o titulación, así como las medidas de atención a la diversidad o adaptaciones curriculares en el caso de que se hayan tomado.

Al iniciar la educación Secundaria se abre un nuevo expediente, que asimismo se cumplimenta al finalizar cada uno de los cursos de esta etapa. Estos expedientes son custodiados y archivados por el centro en el que el alumno desarrolla sus estudios y son inamovibles, es decir, que en caso de que un alumno se traslade a otro centro educativo, éste debe obligatoriamente abrir un nuevo expediente académico del estudiante.

Actas de evaluación

Recogen la relación de todos los alumnos junto con las calificaciones obtenidas

El acta de evaluación no es un documento individual, sino que se refiere al conjunto total de la clase en la que cursa estudios un alumno. Estas actas, que se extienden para cada uno de los ciclos de Primaria y para cada curso de Secundaria, muestran la relación nominal de todos los alumnos junto con las calificaciones obtenidas en cada una de las materias y la propuesta de promoción al ciclo o al curso siguiente. En el caso del tercer ciclo de Primaria, se recoge asimismo la propuesta de acceso a educación Secundaria, al igual que al finalizar cuarto de Secundaria se recoge la propuesta de expedición del título de Graduado en Secundaria. Por otra parte, en las actas de evaluación se incluyen también, para cada área y cada alumno, si se han tomado medidas de refuerzo educativo (RE) o de adaptación curricular significativa (ACS).

Historial académico de Primaria y Secundaria

Son los documentos acreditativos oficiales de los estudios realizados por un alumno

El historial académico de educación Primaria y el historial académico de educación Secundaria son, a partir de este año, los documentos acreditativos oficiales de los estudios realizados por un alumno, sustituyendo al anteriormente denominado Libro de Escolaridad de la enseñanza básica.

En estos documentos constará la información relativa a los años de escolarización del alumno: resultados de las evaluaciones, decisiones relativas al progreso académico, traslados de centro en el caso de que los hubiera, así como aquellas áreas que se han cursado con adaptaciones curriculares. Tanto el historial de Primaria como el de Secundaria es custodiado por el centro educativo en el que el alumno esté cursando las enseñanzas, que debe entregarlo al alumnado una vez haya finalizado la correspondiente etapa educativa y en el caso de Primaria, enviar una copia al centro en el que el alumno vaya a continuar con la enseñanza Secundaria.

Traslado del historial académico

Cuando un alumno, por los motivos que correspondan, tenga que trasladarse a otro centro para continuar sus estudios, ya sea en una nueva etapa o curso educativo o continuando en el mismo, el centro en el que ha iniciado los estudios tiene que remitir el historial académico del alumno al nuevo centro, acreditando la concordancia entre los datos del mismo con los del expediente académico que permanecerá en el centro.

Pero además del historial, en aquellos casos en que el alumno no haya concluido un ciclo educativo en Primaria o un curso en Secundaria, el centro de origen debe remitir al centro al que se traslada el alumno un informe personal por traslado como modo de garantizar la continuidad del proceso de aprendizaje. Este informe, que será elaborado por el tutor a partir de los datos facilitados por los diferentes profesores del alumno, incluirá la información relativa a los resultados parciales de evaluación, la aplicación de medidas educativas complementarias, así como todas aquellas observaciones que puedan ser relevantes respecto al proceso formativo del alumno.

Por otra parte, cuando el traslado del alumno se produce a un centro extranjero, ya sea en España o en otro país, que no imparta enseñanzas del sistema educativo español, el centro de origen no trasladará a éste el historial académico del alumno, sino que emitirá una certificación académica en la que conste el progreso educativo. En estos casos, el historial académico continuará en el último centro en el que el alumno estuvo matriculado, hasta su posible reincorporación a las enseñanzas del sistema educativo español.

Esta documentación ha sido recogida en un artículo de Eroski Consumer, que a mi siempre me ha ayudado a entender la complicación del sistema. El artículo de 2008 ha sido realizado conforme a la LOE, desconozco si la puesta en vigor de la LOMCE ha midificado algo de esto.

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Acerca de madalen

Profesora de Derecho Civil de la EHU-UPV

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